GDPR – INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZE DNE 10. 10. 2019 – VERZE 3

 

      1.  Účel dokumentu

Sportovní a rekreační areál Pražačka se školní jídelnou, Za Žižkovskou vozovnou 19/2716, Praha 3, 13000, IČO: 63831481, (dále jen „SARAP3”), jako příspěvková organizace MČ Praha 3, která provozuje sportovní a rekreační areály na Praze 3, zpracoval tento dokument za účelem stanovení nezbytných zásad, požadavků a jiných povinností vyplývajících pro SARAP3 z Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“). Nařízení, tj. obecné nařízení o ochraně osobních údajů, vstupuje v účinnost 25. 5. 2018, a je všeobecně známé pod zkratkou GDPR. Tento dokument byl aktualizován dne 22. 5. 2019 v souvislosti s vydáním zákona č. 110/2019 Sb..

  1. Správce osobních údajů a pověřenec pro ochranu osobních údajů

Sportovní a rekreační areál Pražačka, Za Žižkovskou vozovnou 19/2716, Praha 3, 13000 IČO: 63831481, (dále jen „SARAP3” anebo „Správce“)

Kontaktní e-mail: info@prazacka.cz

Datová schránka: sk7ivz

Kontaktní telefon: 222 592 061

Ing. Milan Hausner, MČ Praha 3, Lipanská 7, 130 00 (dále jen „Pověřenec“)

Kontaktní e-mail: dpo@praha3.cz

Kontaktní telefon: 777 478 654

  1. Popis zásad, které Správce dodržuje

Transparentnost a férovost: Zajišťujeme, že všechny informace a všechna sdělení, týkající se zpracování těchto osobních údajů (dále jen „“), jsou snadno přístupné a srozumitelné a podávané za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků. 

Omezení účelem: OÚ shromažďujeme jen pro relevantní účely (konkrétní, jednoznačné, oprávněné - legitimní). OÚ nezpracováváme způsobem, který je s těmito účely v rozporu. V případě změny účelu sledujeme vazbu mezi účely a okolnosti, za nichž byly OÚ shromážděny, sledujeme povahu OÚ (zda jsou zpracovávány zvláštní kategorie), sledujeme a minimalizujeme možné důsledky zamýšleného dalšího zpracování pro subjekty údajů, zajišťujeme existenci vhodných záruk 

Minimalizace údajů po nezbytnou dobu: při zpracování OÚ dodržujeme a uplatňujeme: přiměřenost, relevantnost a omezení na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který OÚ zpracováváme. Vždy posuzujeme, zda zásah do práv subjektu údajů, ke kterému v důsledku zpracování dojde je přiměřený a legitimní vzhledem k účelu zpracovávání.  Ukáže-li se, že zpracovávání konkrétního OÚ k určitému účelu je nadbytečné, nebo není takové zpracovávání OÚ v souladu s GDPR, takové OÚ nezpracováváme.

Přesnost: Zpracovávané OÚ uchováváme vždy přesné a dle potřeby aktualizované. Zabezpečujeme, že ty OÚ, které jsou nepřesné, jsou bezodkladně vymazány nebo opraveny. Přijímáme veškerá rozumná opatření, aby OÚ, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které je zpracováváme, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny.

Integrita a důvěrnost: Deklarujeme, že způsob zpracování OÚ zajistí náležité zabezpečení OÚ, včetně jejich ochrany, pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením („integrita a důvěrnost“).

Odpovědnost správce údajů: Jako správce osobních údajů se přihlašujeme k odpovědnosti za zpracovávání OÚ v souladu se zásadami GDPR a jsme schopni tento soulad také prokázat. Pokud správce bude zpracovávat OÚ prostřednictvím třetí osoby – zpracovatele, tento je oprávněn zpracovávat OÚ pouze na základě pokynů Správce, s výjimkou případů, kdy je to vyžadováno unijním právem nebo právem členského státu (např. Policie ČR nebo OLAF).

  1. Popis zpracování a způsob získávání osobních údajů

Správce převážně zpracovává údaje, které jste sami poskytli. Zpracovávání OÚ prováděné Správcem spočívá zejména ve zpracování:

  • identifikačních údajů: jméno a příjmení subjektů údajů, datum narození subjektů údajů, jméno a příjmení zákonného zástupce,
  • kontaktních údajů: adresa bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, telefon, emailová adresa,
  • audiovizuálních záznamů pro marketingové a propagační účely,
  • dalších OÚ: číslo bankovního účtu, platební údaje, číslo zákaznického účtu, a dalších OÚ plynoucích z konkrétní smlouvy či ze zákona. OÚ zpracováváme i na základě Vašeho souhlasu.

Správce dále zpracovává: 

  • údaje získané od zaměstnanců v souvislosti se vznikem pracovního poměru a zákonnými povinnostmi, zejména příprava pracovně právní dokumentace, její uchovávání, archivace, zajišťování školení v oblasti BOZP a další zpracovávání údajů s tímto související, např. údajů o uchazečích o zaměstnání, 
  • zpracovávání mzdové agendy prováděné externím zpracovatelem,
  • zpracovávání účetnictví prováděné externím zpracovatelem,
  • shromažďování, zaznamenání, uspořádání, strukturování, ukládání, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, nahlédnutí, používání, předávání, uchovávání, výměna, třídění a likvidace databází zákazníků, zejména za účelem poskytnutí služby a marketingu,
  • shromažďování, zaznamenání, uspořádání, strukturování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, nahlédnutí, používání, předávání, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace údajů o zákaznících.
  1. Účel zpracování osobních údajů

Správce zpracovává OÚ pouze v odpovídajícím rozsahu, a to za podmínky, že: 

  • zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů - poskytování kurzů plavání, přihlášení, registrace, komunikace s dítětem a jeho zákonnými zástupci včetně hodnocení kurzu pro potřeby klasifikace, umožnění přístupu do rezervačního systému, ubytování hostů a přístup klientů do areálů k poskytnutí převážně sportovních služeb,
  • subjekt údajů udělil svůj souhlas Správci ke zpracování svých OÚ pro jeden či více konkrétních účelů stanovených v kapitole III tohoto Prohlášení, 
  • zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje,  
  • zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby, 
  • zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen Správce, 
  • zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Správce (informování o změnách a novinkách v nabídce kurzů, vedení klientské evidence), kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů nezletilá osoba.

OÚ týkající se zaměstnanců, smluvních pracovníků a uchazečů o zaměstnání shromažďujeme a zpracováváme pouze za stanoveným účelem a využíváme je zejména pro:

  • plnění pracovně právních povinností zaměstnavatele,
  • umožnění přístupu do informačních systémů, využívaných k tomu vyškolenými pracovníky,
  • nábor a výběr zaměstnance.

OÚ pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou OÚ vymazány či anonymizovány.

  • Zpracování OÚ za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinnostíAbychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu a poskytovat Vám naše služby, vést i s tím související komunikaci s Vámi a vést docházkový a rezervační systém zpracováváme identifikační a kontaktní údaje, informace o objednaných službách (kurzech).  Právním titulem (oprávněním) pro zpracovávání je plnění povinností ze smlouvy. Zpravidla se jedná o smlouvu uzavřenou vyplněním a odesláním registračního formuláře na webových stránkách a naším potvrzením takové objednávky. Po skončení smluvního vztahu jsou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu.
  • Zpracování OÚ pro splnění povinností z účetních, daňových a dalších právních předpisů: Abychom dostáli povinnostem vyplývajícím z platných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví, daňového práva a archivnictví, zpracováváme tyto údaje: jméno, příjmení, adresu, IČ, DIČ a údaje o poskytnuté službě (tj. údaje uvedené na fakturách). Doba, po kterou jsou údaje zpracovávány, je stanovena přímo příslušnými právními předpisy, které nám povinnost jejich zpracování ukládají. 
  • Zpracování OÚ na základě vašeho souhlasu, pro marketingové účely v oprávněném zájmu Správce: V případě, že nesouhlasíte s vaší prezentací v audiovizuálních dokumentech sloužících výhradně k nezbytné propagaci a medializaci Správce, sdělte prosím tuto výhradu co nejdříve na kontaktní adresy. V takovém případě dříve zveřejněné záznamy stáhneme, nebo je nebudeme zveřejňovat.
  • Zpracování OÚ nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby: Základní informace o zdravotním stavu nebo zvláštní informace o zdravotním stavu (např. alergie) nám dobrovolně v rozsahu dle svého uvážení sdělujete proto, abychom mohli v případě nutnosti poskytnout první pomoc nebo informovat pracovníky záchranné služby.  
  1. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám

Se zajištěním některých našich smluvních nebo zákonných povinností nám pomáhají další osoby, které jsou v pozici zpracovatelů. Zejména se jedná o spolupracující účetní, administrativní výpomoc, poskytovatele datových úložišť a softwarových aplikací a v případě zasílání korespondence nebo jiných fyzických produktů i smluvní přepravce. 

OÚ budou zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon (tj. zejména v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení OÚ vyžadovat).

Ke zpracovávání OÚ mimo EU nedochází

  1. Informace o dalších právech subjektu údajů v oblasti ochrany osobních údajů

Právo na přístup k OÚ: Správce je povinen vydat v případě zájmu subjektu údajů potvrzení, zda OÚ, které se subjektu údajů týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud ke zpracovávání dochází, má subjekt údajů právo získat přístup k těmto OÚ a k následujícím informacím: 

  • účel za jakým jsou OÚ zpracovávány; 
  • kategorie dotčených OÚ;
  • příjemci nebo kategorie příjemců, kterým OÚ byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích, jsou-li takoví; 
  • plánovaná doba, po kterou budou OÚ uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby; 
  • existence práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz OÚ týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování; 
  • právo podat stížnost u Úřadu; 
  • veškeré dostupné informace o zdroji OÚ, pokud nejsou získány od subjektu údajů; 
  • zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a pokud ano jaké postupy se při tomto používají a jaký má takovéto zpracování význam a důsledky pro subjekt údajů.

Správce poskytne informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů podává žádost v elektronické formě a pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob. Právem získat kopii zpracovávaných OÚ subjektu údajů nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Správce podá informace bez zbytečného odkladu – do 1 měsíce (lhůtu je možné prodloužit o další 2 měsíce - po informování subjektu údajů s důvody o prodloužení)

Právo na opravu OÚ: Subjekt údajů má právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné OÚ, které se ho týkají. Subjekt údajů má s přihlédnutím k účelům zpracování právo na doplnění neúplných OÚ, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz OÚ (právo „být zapomenut“): jde o právo, aby Správce bez zbytečného odkladu vymazal OÚ, které se daného subjektu údajů týkají. Tomuto právu subjektu údajů odpovídá povinnost Správce osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán některý z těchto důvodů: 

  • OÚ již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
  • subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly OÚ podle čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) Nařízení zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování; 
  • subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 2 Nařízení;
  • OÚ byly zpracovány protiprávně; 
  • OÚ musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje; 
  • OÚ byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 Nařízení. 

Shora uvedené povinnosti týkající se výmazu OÚ se neuplatní za předpokladu, že zpracování OÚ je nezbytné:

  • pro výkon práva na svobodu projevu a informace; 
  • pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Unie nebo České republiky, které se na Správce či dceřiné společnosti vztahuje; 
  • pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování: Správce je povinen omezit zpracování OÚ v následujících případech:

  • subjekt údajů popírá přesnost OÚ, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Správce mohl přesnost OÚ ověřit; 
  • dochází k protiprávnímu zpracování OÚ a subjekt údajů odmítá výmaz OÚ a žádá místo toho o omezení jejich použití; 
  • Správce již OÚ nepotřebují pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; 
  • subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování OÚ; právo na omezení zpracování trvá, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů. 

Pokud bylo zpracování OÚ v souladu s výše uvedenými důvody subjektu údajů omezeno, mohou být tyto OÚ, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo České republiky.

Správce upozorní subjekt údajů, který dosáhl omezení zpracování na zrušení tohoto omezení.

Oznamovací povinnost ohledně opravy nebo výmazu OÚ nebo omezení zpracování Správce oznamuje jednotlivým příjemcům, jimž byly OÚ zpřístupněny, veškeré opravy nebo výmazy OÚ nebo omezení zpracování provedené v souladu s článkem 16, čl. 17 odst. 1 a článkem 18 Nařízení, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Správce informuje subjekt údajů o těchto příjemcích, pokud to subjekt údajů požaduje.

Právo na přenositelnost údajů: Správce poskytne subjektu údajů OÚ, které se subjektu údajů týkají a které byly Správci subjektem údajů poskytnuty, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Správce také nebude bránit předání těchto OÚ jinému správci. 

Správce se zavazuje výše uvedené splnit pokud: 

  • je zpracování založeno na souhlasu nebo na smlouvě, 
  • zpracování se provádí automatizovaně. 

Je-li to technicky proveditelné, má subjekt údajů při výkonu svého práva na přenositelnost údajů právo na to, aby OÚ byly předány přímo Správcem druhému správci. Výkonem práva na přenositelnost údajů není dotčeno právo na výmaz. 

Správce se zavazuje zajistit, aby právem na přenositelnost údajů nebyla nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo vznést námitku: Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování OÚ, které se jej týkají a ke kterému dochází na základě oprávněného zájmu Správce či třetí strany, včetně profilování založeného na těchto ustanoveních. Shora uvedené se neaplikuje na případy, kdy před takovýmito zájmy Správce mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadujících ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů nezletilá osoba. 

Byla-li vznesena subjektem údajů námitka, pak Správce OÚ dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků. 

Jsou-li OÚ zpracovávány Správcem pro účely přímého marketingu, má subjekt údajů právo vznést kdykoli námitku proti zpracování OÚ, které se ho týkají, pro tento marketing. 

Automatizované individuální rozhodování, včetně profilování: Automatizované individuální rozhodování ani profilování není u Správce aplikováno. U Správce dochází pouze k automatickému kontaktování zákazníků prostřednictvím emailu nebo telefonu (po zaslání formuláře/přihlášky/informace o plánovaných akcích nebo kursech, nabídka ubytování, a to výhradně po získání souhlasu klienta.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu: Pokud se domníváte, že dochází k porušování vašich práv v oblasti ochrany OÚ, máte právo podat stížnost k Úřadu na ochranu osobních údajů. Bližší informace o úřadu i ochraně osobních údajů naleznete přímo na stránkách úřadu www.uoou.cz.

  1. Další důležité informace pro uplatnění práv subjektu údajů

V případě, že budete mít další dotazy ke zpracování vašich OÚ u nás, můžete nás kontaktovat prostřednictvím e-mailu info@prazacka.czpřípadně prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů. Zprávou na tento e-mail nebo zasláním písemného požadavku na naši adresu uvedenou v úvodní části tohoto dokumentu, můžete také přímo uplatnit vaše práva, o kterých píšeme v článku VI. Jen si dovolujeme upozornit, že pro účely ověření toho, že požadavek je uplatněn opravdu přímo vámi, vás můžeme poté ještě kontaktovat a totožnost a požadavek si přiměřeným způsobem ověřit. Totéž platí i pro případnou telefonickou a obdobnou komunikaci.

Tištěné i elektronické dokumenty uchováme v souladu s platnou legislativou v ČR, zákonem č. 499/2004 Sb., zákon o archivnictví a spisové službě. 

 

Toto aktualizované znění je účinné od 22. 5. 2019                                                                                                                                        Ing. Václav Bartásek, ředitel SARAP3